SicherDok Ratgeber
Es gibt keine universelle Liste mit zehn Dokumenten, die jeder Betrieb einfach abhaken kann. Entscheidend sind Mitarbeiter, Tätigkeiten, Arbeitsmittel, Räume, Gefahrstoffe und die tatsächlichen Gefährdungen.
Kurzantwort
Das Wichtigste
Auch ein sehr kleiner Arbeitgeber kann Dokumentationspflichten haben.
Nicht die Mitarbeiterzahl allein entscheidet, sondern vor allem die Tätigkeiten und Gefährdungen.
Die Gefährdungsbeurteilung ist ein sinnvoller Ausgangspunkt für die weitere Dokumentationsstruktur.
Unterweisungen und Prüfungen sollten nicht nur durchgeführt, sondern bei Bedarf auch nachvollziehbar nachgewiesen werden können.
Ein kleiner Betrieb braucht keine riesige Ordnerwand – aber eine saubere, nachvollziehbare Struktur.
Ein Friseursalon mit drei Beschäftigten, eine kleine Metallwerkstatt und eine Physiotherapiepraxis können alle fünf Mitarbeiter haben – ihre Risiken und damit ihre erforderlichen Unterlagen unterscheiden sich trotzdem deutlich.
Deshalb sollte die Frage nicht lauten: „Welche zehn Dokumente muss jeder Betrieb haben?“
Besser ist: „Welche Pflichten entstehen aus unseren tatsächlichen Tätigkeiten und Gefährdungen?“
Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz muss der Arbeitgeber die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen beurteilen und daraus die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen ableiten.
§ 6 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und deren Überprüfung hervorgehen.
Beschäftigte müssen passend zu ihrem Arbeitsplatz und ihren Aufgaben über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterwiesen werden.
In Arbeitsstätten verlangt die ArbStättV insbesondere auch Informationen zu Gefahrenfällen, Erste Hilfe, Fluchtwegen und Brandverhütung.
Für den Betrieb ist deshalb eine nachvollziehbare Unterweisungsstruktur sinnvoll: Thema, Datum, beteiligte Personen und gegebenenfalls Anlass.
Unterweisungen richtig dokumentieren →Ob und wie oft ein Arbeitsmittel geprüft werden muss, hängt vom konkreten Arbeitsmittel und seinen Einsatzbedingungen ab.
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt beispielsweise Prüfungen für bestimmte Arbeitsmittel und Situationen. Die Prüffristen können sich aus der Gefährdungsbeurteilung und speziellen Vorschriften ergeben.
Typisch relevant können etwa elektrische Arbeitsmittel, Leitern, bestimmte Maschinen, Türen, technische Sicherheitseinrichtungen oder andere prüfpflichtige Anlagen sein.
Prüfungen und Wartungen verständlich erklärt →Je nach Betrieb können weitere Themen hinzukommen, etwa:
Genau deshalb ist eine individuelle Bestandsaufnahme hilfreicher als ein pauschaler „Pflichtordner“.
Für einen Kleinbetrieb sollte Dokumentation vor allem auffindbar sein. Eine mögliche Grundstruktur ist:
Ob diese Struktur vollständig ist, hängt vom jeweiligen Betrieb ab. Aber sie ist deutlich hilfreicher als Dokumente unsortiert in E-Mails, Schubladen und verschiedenen Ordnern zu verteilen.
Quellen
SicherDok bevorzugt Primärquellen von Behörden und offiziellen Rechtsportalen. Die folgenden Quellen wurden für diesen Ratgeber herangezogen.
Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung oder die Prüfung Ihres konkreten Einzelfalls. Je nach Branche, Tätigkeit, Gebäude und Bundesland können zusätzliche Anforderungen gelten.
Nächster Schritt
Starten Sie mit dem SicherDok Dokumentations-Check. Sie müssen keine Vorschrift kennen und keine Unterlagen vorbereiten.